2度手間にならないために

来週の月曜日に決まった契約をおこなうため、準備をおこなった。今回は管理規約の準備に出遅れてしまったため、途中まで事務の青木さんに行ってもらい、最後の仕上げを自分で作成することに。世間を賑わせたWBCで例えるとリリーフとしての登板だ、とポジティブに自分に言い聞かせながら、残りの欄を埋めていきました。先方の買主様のチェックも無事に終え、直前に焦ることのないように製本作業やお渡しする書類、コピーを取る書類などを整理しました。

実際にやってみて、重説の作成はかなり煩わしい作業が多かった。今回は一部分だけだが、記載する内容が、管理規約のどこに書いてあるのかを探す必要があるため、1箇所記載するだけでも手間がかかる。更に製本をしてから、ミスに気が付いてやり直す羽目になってしまったりと確認不足を実感しました。今日は時間があったので、全て終わらせることが出来ましたが、もう少し確認作業を増やしていかなければ効率が落ちてしまうと感じた。

準備をするなかで感じた課題

今回は物件が2件あり、全ての資料をまとめて保管してしまっていたのが良くなかったと感じた。弊社では、1件1件物件ごとにファイルを作り管理しています。ただ、今回は2件でまとめていたので資料の準備をするのに時間がかかってしまった。全て終わってから整理しようと先延ばしにしてしまう癖があるので気をつけたい。

決済後だけでなく、契約をしたあと、お客さまとお会いして資料を受け取ったタイミング、物件資料を取得したタイミングなどでこまめに整理をすること。最近は特におこなう業務が幅広くなり、進捗やスピードが遅れてしまっているので、効率は特に気をつけます。そして、このような煩わしさがある業務をやっていただけている感謝も忘れずに、業務に取り組んでいきます。