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工事完了からの事務作業について

  • 2023.10.13
  • 事務員・青木

「大変なことになっている」から工事完了まで

昨日は、朝から、ご入居者さんより、物件の排水について「大変なことになっている」ということで、何件かお電話をいただいておりました。

始めは海外の方からのお電話だったので、今一つ状況をつかむことが出来ずにいました。他のご入居者さんに連絡するも繋がらず。もしかしてそこまで大変なことでもないのかと、当日対応してくれる業者さんと話しながら思い始めると、続けてご連絡いただき、なかなかに大変なことになっておりました。

業者さんと打ち合わせ→入居者さんからのヒアリング→また業者さんと打ち合わせ。
事前に想定される酷かった場合の工事内容、マックスで係る工事金額、入居者さんにご迷惑をお掛けするかもしれない期間などをザックリと聞きつつ、「ここまでならないと思います」「ですよね」と願いを込めで工事をお願いしました。

ありがたいことに、当日夜には工事完了しましたとご連絡いただき、胸を撫で降ろしました。

 

工事完了からの入力作業

完了した後は、「やったー、終わったー」で終わらず。忘れないうちに入力することがあります。

まずは修繕履歴に内容を入力です。工事内容についてはもちろんのこと、いつ連絡が来て、どこにお願いして、いつ完了して、いくらかかったか。また、部品が足りずに後日工事になる場合は、それについても追記して保存していきます。

その後で、写真の保存作業です。ネットにアップロードする形で確認できるもの。LINEで写真を頂くもの。メールで頂くものなど、業者さんによって様々ありますが、株式会社TwinCompanyの保存方法で確認できるように保存していきます。

その次に、請求書が電子文書で送られてくると、電子帳簿保存法に則り保存。

最後に、会計ソフトにインボイスを確認して入力したところで事務作業完了となります。

後に自分を助けてくれる入力作業。
「意外と手数が多いな」思ったところで、本日の日報は終わります。

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