経費精算、大幅変更

きょうは節分。鬼を退治する代わりに本日は経費をやっつけようと、手元にある束に取り掛かります。
経費精算の昨年分までの方法といえば、毎月末で締めたものを月初にまとめていただいて、まとめたものと引き換えに現金をお渡しするシステムでした。そこから事務員青木は事務なので、まとめて渡していただいた交通費だったり飲食代だったり証明書代だったりを、金額と日にちと人数を注意しながら入力していくシステムでした。

他社さんの経費精算方法をいろいろ耳にしたことがありますが、わたくし自身はいままでの、この方法に慣れきっていたので、大幅変更にまだ頭が追い付いていません。なので、頭の中でどこからやろうかが考え始め、ようやっとまとまってきたのでそろそろ手を付けようと始めていきました。

変更点は、現金引換えシステムから給与と合算送金になるというもの。ということで、給与明細から変更していきました。

ここでも赤ペンチェックが始まりました

いままで給与明細に経費の欄がなかったので、そちらを追加していくとして、ただ単に追加すると、いろいろな書式の邪魔をしてしまいます。わかりにくい記載になっていると、明細を受け取ったときに「経費入ってないんだけど」になるので、わかりやすいところに。また社会保険料等に組み込まれるとまたややこしくなるので、そこも気を付けつつ追加。これで良しとなったらお次は本丸の経費確認へ。

受け取った経費のエクセルと領収書を、まずはそもそも合ってるか確認。領収書を一つ一つ確認して、領収書とエクセルに差異がないか確認していきます。ここがいままでなかった作業なので、「肝だなー」と思いつつ、間違いがないように赤ペンでチェックしていきます。

経費が少ない方はサクサク終わりますが、多い方は領収書探しからスタート。
「経理っぽいことしてるなー」と思ったところで、本日の日報は終わります。