今月送付分はイレギュラー多し

毎月の中頃になると、賃貸管理物件の更新手続きをしております。件数は今月は４件と少なめですが、会社さんにお送りするものと、駐車場のみのもの、家財保険の書類はご入居者さんへ送付、会社さんにお送りするなら請求書ありかなしか、そもそも送付する？など今月は何かしらのイレギュラーが多いので、少しだけ先延ばしにしておりました。悪い癖です。土日に入る前にはと、本日の郵送となりました。

まずは物件をいつものようにピックアップ。そして本当に更新書類を送るかのチェックです。管理会社変更が多めあったので、ピックアップした物件が管理変更になっているか見てみると、半分が変更となっていました。確認は大事と思いながら残りの半分に対して、今度は内容のチェック。保険はきちんと加入されているか、賃料の変更はないか、送付先はどこになっているか、そして氏名に変更がないかです。確認が終わると書類の作成に入りました。

確認確認確認確認

書類を作成、、、と手御動かしてみると、作成自体は時間がかからずすんなり終わり「なぜに時間をおいたの？」というくらいサクッと終わりました。ですが、これを郵送となると一工夫となりました。貸主が２件に貸主代理が２件なので氏名のチェック。会社さんが２件なのでこちらもチェック。会社さんの１件はかなりの大手さんなのでおそらく更新のお知らせのみでは更新料がお支払い出来ないと推測できるので請求書を別途作成。もう１件は物件担当さんがしっかり管理されているので請求書は恐らく不要。また別の１件は駐車場１件ありなので金額チェックはもちろんですが、お借り頂いている区画番号に変更があったような気がしましたので書類をよく確認。こちらは前回の変更でしたので今回はそのままで。そして印刷です。

捺印してしるしを入れてコメントも加えて封入。
「ようやく完成ー！」と思ったところで、本日の日報は終わります。