整理すべきか迷う資料

本日はゴールデンウィーク前の一端の仕事納め日。とは言え明日はK様の住宅ローンの事前審査と物件のご案内などもありその準備が控えている。また、ゴールデンウィーク中も多くのお問い合わせを頂く事が予想される為、ポータルサイトに登録している一通りの販売図面を管理しているファイルの整理からスタートした。また、正月から走ってきた中で
溜まってしまっている不要な書類の整理も多数あり、常に整理整頓が出来ていない事を反省。

書類の中身は、数限りなくお問合せを頂く中で途中から連絡が取れなくなってしまったお客様にお送りした販売図面や資金計画書、ご希望条件をまとめたお客様シート。仕事がお忙しくてご連絡が取れなくなっている方もいれば、ご興味が無くなられている方、はたまた別の不動産会社にご依頼された方もいるかも知れない。ただ、実際のご状況が分からず、ご連絡を再度いただいた際に状況が思い出せなければ失礼となると残して来た物。

資料があったから繋げられるご縁

昨年後半から書類で残さず、お客様の状況などは全てクラウドのメモ上に残す様にした事で随分と書類は減ったが、半年連絡が取れなくなっている方の資料やその時にご提案した物件に関する資料は一部を残しデータ化と断捨離をした。ただ、明日のK様へご案内予定の物件は、別の号室で昨年契約直前までお話が進んだが、当日に買主のドタキャンにてお話が流れた物件。その時に集めた物件に関する資料はほぼ全てが揃っている。

今回専任の売主側担当者に内見予約の連絡をした際には「自主管理で管理組合の内部でバタついてるみたいで重要事項調査報告書は貰えて無く、詳細不明です」との回答を貰ったが、私が「以前のお取引で書類手元に有りますし、〜さんが担当ですよ」と伝えると対応が180度変わり、管理規約など含めて共有させて頂くお話からお部屋をご案内させて貰えることとなった。過去の資料は溜まりすぎると毒になるが、宝にもなる。整理整頓が大切だと感じた一日